Mit Automatic PDF Processor können PDF-Dateien automatisch verarbeitet werden. Beliebig viele Ordner lassen sich überwachen, um dort eingehende PDF-Dateien unter anderem automatisiert zu drucken, umzubenennen oder in dynamisch benannte Ordner zu verschieben. Zahlreiche Metadaten des PDF-Dokuments können neben dem Inhalt verwendet werden, um beispielsweise Rechnungsinformationen in den Dateipfad einfließen zu lassen. Die zu verarbeitenden PDF-Dateien können mit verschiedenen Filtern profilspezifisch eingegrenzt werden - als Filter stehen der Dokumententext, PDF-Metadaten sowie allgemeine Dateiinformationen zur Verfügung.
Die Extrahierung von Daten aus dem Text der PDF-Dateien ist optional. Innerhalb eines Profils lassen sich unbegrenzt viele Extrahierungsregeln erstellen. Die extrahierten Daten können (nach optionaler Validierung und Formatierung) für die Benennung von Ordnern oder des Dateinamens verwendet werden sowie als Extrakt in einer CSV-Datei gespeichert werden. Eine weitere Aufgabe, die sich mit dem Automatic PDF Processor automatisieren lässt, ist das Extrahieren von Anhängen aus PDF-Dateien, um beispielsweise Anlagen als Teil einer PDF-Rechnung im gleichen Ordner zu speichern.
Mit Automatic PDF Processor können Sie:
- PDF-Dateien automatisch ausdrucken, umbenennen, verschieben, kopieren, u.v.m.
- PDF-Dokumente automatisch per E-Mail versenden (auch mit weiteren Anhängen, auch passwortgeschützt)
- Eingebettete PDF-Anhänge zur Archivierung in beliebigen Ordnern speichern
- PDF-Daten automatisch extrahieren und als CSV-Datei speichern
- PDF-Dokumente automatisch trennen (nach maximaler Dateigröße, Lesezeichen, Seitenanzahl, QR-Code, Barcode, Leerseiten oder Schlüsselwörtern aufteilen)
- PDF-Dateien durchsuchbar machen (OCR)
- PDF-Dateien zusammenfügen (mit statischen oder dynamischen Teildokumenten kombinieren)
- Beliebig viele Ordner überwachen
- Individuelle Regeln für verschiedene Aufgaben erstellen
- Filtern nach Dokumententext, Dateidatum, Anhangsname oder -anzahl, Titel, Inhalt von QR-Codes, ...
- Den Ablageort (Speicherordner) dynamisch aus Eigenschaften des PDF-Dokuments erzeugen lassen
- PDF-Formulardaten auslesen - den Inhalt von Formularfeldern in eine CSV-Datei exportieren, etc.
- PDF-Passwörter automatisch entfernen
- Sich über verschiedene Verarbeitungsstatus per E-Mail informieren lassen
- Die automatische Verarbeitung von PDF-Dateien auf bestimmte Tage und Zeiten begrenzen, um PDF-Dateien beispielsweise nur zu Bürozeiten zu drucken
- Einen Scan- und OCR-Vorgang mit einer anschließenden automatischen Namensvergabe durch den Automatic PDF Processor kombinieren, um auch ältere PDF-Dokumente strukturiert ablegen zu können
- Abschließende Aktionen ausführen z.B. ein Programm mit dem Pfad der gespeicherten PDF-Datei oder PDF-Anlage als Parameter starten
- Alle PDF-Dateien eines Ordners (mit benutzerdefinierten Kriterien) nachträglich verarbeiten
- PDF-Dateien automatisch sortieren bzw. in einen anderen Ordner verschieben lassen und dabei Unterordner dynamisch aus Eigenschaften der Datei erzeugen lassen
- Sich regelmäßig einen Excel-Bericht mit Übersicht und Detailinformationen erstellen und optional zusenden lassen